2020年1月12日，隨著最后一個(gè)分系統(tǒng)會(huì)議的結(jié)束，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)2019年年會(huì)落下帷幕。這是萬(wàn)達(dá)酒店人創(chuàng)造的又一個(gè)奇跡，因?yàn)樨?fù)責(zé)籌備會(huì)議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店把150天的籌備時(shí)間壓縮到8天，圓滿完成了任務(wù)。
2020年1月11日，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)年會(huì)在廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店隆重召開。會(huì)場(chǎng)上，氣氛莊嚴(yán)而熱烈；會(huì)場(chǎng)下，服務(wù)工作緊張而有序。
這是一次非同尋常的盛會(huì)，參加此次年會(huì)的人員眾多，與會(huì)人員及演職人員總計(jì)多達(dá)約1400人，其中演職人員720人，是萬(wàn)達(dá)集團(tuán)歷屆年會(huì)中，人數(shù)最多的一次。而負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店，在武漢萬(wàn)達(dá)瑞華及嘉華酒店等兄弟酒店的配合下，更是把150天的籌備時(shí)間壓縮到8天，這是萬(wàn)達(dá)酒店人創(chuàng)造的又一個(gè)奇跡，它讓每個(gè)萬(wàn)達(dá)酒店人再一次看到了“萬(wàn)達(dá)效率”，也讓每個(gè)參會(huì)人員親歷了萬(wàn)達(dá)酒店的高品質(zhì)服務(wù)。
僅剩8天 臨時(shí)遷址
2020年1月2日下午4點(diǎn)，元旦假期后的第一個(gè)工作日，廣州融創(chuàng)萬(wàn)達(dá)文華及嘉華酒店總經(jīng)理接到緊急任務(wù)：萬(wàn)達(dá)集團(tuán)年會(huì)由原定的武漢萬(wàn)達(dá)瑞華酒店變更至廣州融創(chuàng)萬(wàn)達(dá)文華及嘉華酒店。而這時(shí)，距離會(huì)議召開僅剩下8天的時(shí)間。一般情況下，從年會(huì)任務(wù)下達(dá)至酒店到會(huì)議召開，酒店通常會(huì)有150天的準(zhǔn)備期。但是“指令就是集結(jié)號(hào)，執(zhí)行無(wú)借口”。
接到任務(wù)后，酒店總經(jīng)理迅速召開酒店管理層會(huì)議，部署會(huì)議的籌備工作。在接到指令的當(dāng)晚10點(diǎn)30分，原承辦單位武漢萬(wàn)達(dá)瑞華酒店各部門負(fù)責(zé)人抵達(dá)廣州；午夜時(shí)分，酒管總部負(fù)責(zé)年會(huì)籌備的人員也趕到酒店。
集結(jié)完畢，大家當(dāng)即召開溝通會(huì)，根據(jù)時(shí)間緊、任務(wù)重的具體情況，酒店參照以往的接待方案，按照酒店部門、區(qū)域進(jìn)行分工；同時(shí)，從會(huì)議場(chǎng)地、住房要求、餐飲接待、迎賓禮遇、物資采購(gòu)、人力支援等方面，將完成時(shí)間明確到具體時(shí)點(diǎn)，形成了一個(gè)詳細(xì)而完善的會(huì)議籌備計(jì)劃，為籌備工作的順利開展打下了基礎(chǔ)。
全員無(wú)休 兄弟馳援
1月3日至1月11日年會(huì)籌備及召開期間，廣州酒店全體人員放棄了個(gè)人休假，全員投入到緊張的工作中。然而，在499間客房、人房比僅為0.85的情況下，接待任務(wù)是異常繁重的。
為了保證會(huì)議接待水平，208名來(lái)自兄弟酒店的支援人員也緊急趕至廣州支援。他們中有接待活動(dòng)第一道關(guān)卡的前臺(tái)、禮賓員；有專業(yè)的貼身管家；有為客房公區(qū)提供清潔保障的服務(wù)員；有提供餐飲服務(wù)的餐飲西廚房、宴會(huì)及各餐廳服務(wù)人員；有提供會(huì)議保障的工程、安監(jiān)人員；也有萬(wàn)達(dá)VIP接待的服務(wù)精英團(tuán)隊(duì)。
這208名酒店支援人員，帶來(lái)了嫻熟的服務(wù)技能、熱忱的服務(wù)態(tài)度，也帶著萬(wàn)達(dá)人身上特有的高效和敬業(yè)的工作精神。會(huì)議接待工作中，為了使后勤保障無(wú)差錯(cuò)，工程維修、保安巡查24小時(shí)輪班值守；為了讓入住客人感受到貼心的服務(wù)，餐飲服務(wù)也提供24小時(shí)服務(wù)。這些工作的背后，浸透著每一個(gè)服務(wù)人員辛勤的汗水。
想得精細(xì) 干得迅速
酒管公司總部擔(dān)負(fù)著會(huì)議籌備的總體協(xié)調(diào)、組織和監(jiān)管工作。由于時(shí)間緊張，籌備工作負(fù)責(zé)人每天早、晚召開兩次專項(xiàng)接待會(huì)議，確保服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行和各類事項(xiàng)流程的審批、流轉(zhuǎn)。
廣州融創(chuàng)萬(wàn)達(dá)文華酒店作為集團(tuán)VIP領(lǐng)導(dǎo)的接待酒店，展開了一場(chǎng)堪比“新酒店精開荒”的“大工程”，房間從基礎(chǔ)清潔、凈化除味、布草洗滌、窗簾熨燙，到房間的歡迎禮品、夜床禮品的準(zhǔn)備等，都做了大量精細(xì)化的工作。在VIP迎賓環(huán)節(jié)，酒店特意安排了極富嶺南特色的絲弦迎賓樂(lè)隊(duì)以及身著西關(guān)民國(guó)裝扮的天使奉茶禮，讓與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)感受了一番別具風(fēng)格的粵式禮遇。
廣州融創(chuàng)萬(wàn)達(dá)嘉華酒店作為參會(huì)人員接待酒店，結(jié)合接待人數(shù)眾多、到達(dá)時(shí)間集中的特點(diǎn)，前臺(tái)做到提前分房、制作房卡，并快速辦理入住，極大地縮短了參會(huì)人員入住離店的辦理速度，大大提升了客戶體驗(yàn)。
精益求精 書寫奇跡
在這緊張而激動(dòng)的8天時(shí)間里，有辛苦的汗水，也有感動(dòng)的淚水。
此次接待工作，最為緊迫的是溝通協(xié)調(diào)場(chǎng)地及房間使用問(wèn)題。酒店管理層為此制定了對(duì)外公關(guān)方案，銷售團(tuán)隊(duì)統(tǒng)計(jì)所有宴會(huì)廳及房間使用情況，并當(dāng)即與客戶進(jìn)行聯(lián)系，商討場(chǎng)地更改或者延期的解決方案，同時(shí)開展與OTA渠道預(yù)訂及散客的溝通工作。市場(chǎng)銷售團(tuán)隊(duì)為客戶提前做好各種備選補(bǔ)償方案，本著將損失降到最低的原則，通過(guò)誠(chéng)意致歉與有效溝通，將原訂宴會(huì)場(chǎng)地及房間的客戶協(xié)調(diào)出來(lái)，在26個(gè)小時(shí)內(nèi), 為集團(tuán)年會(huì)順利舉行邁出了第一步。
酒店宴會(huì)小組配合會(huì)務(wù)組做好各種宴會(huì)廳翻臺(tái)、布場(chǎng)、調(diào)控的準(zhǔn)備。為了保證年會(huì)當(dāng)天的順利舉辦，宴會(huì)廳場(chǎng)地進(jìn)行了數(shù)次翻臺(tái)彩排，從1月4日第一次彩排的26分鐘翻臺(tái)速度，到1月10日清晨5點(diǎn)彩排19分鐘的翻臺(tái)速度，這7分鐘速度的提高，是酒店經(jīng)歷了數(shù)次調(diào)整和演練的結(jié)果。
餐飲團(tuán)隊(duì)在安排每日早、午、晚、夜宵四餐時(shí)，每日每餐都會(huì)提供三套方案，每套方案都會(huì)提前做出樣品并每天試菜，供大家品嘗并聽取反饋意見，直到每餐搭配都做到精益求精。
2020年1月12日，隨著最后一個(gè)分系統(tǒng)會(huì)議的結(jié)束，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)2019年年會(huì)落下帷幕，但是，由萬(wàn)達(dá)人創(chuàng)造的一個(gè)又一個(gè)奇跡還在上演。古希臘著名劇作家索福克斯說(shuō)過(guò)，“人世間有很多奇跡，但是，人比所有奇跡更加神奇”。正如 《萬(wàn)達(dá)之歌》所唱的，“萬(wàn)達(dá)人，敢闖敢試從來(lái)不畏懼；萬(wàn)達(dá)人，遭遇挫折堅(jiān)持不放棄；萬(wàn)達(dá)人，永遠(yuǎn)保持旺盛生命力”，相信勇敢堅(jiān)韌、百折不撓的萬(wàn)達(dá)人會(huì)在新征程中繼續(xù)詮釋萬(wàn)達(dá)精神，成為無(wú)數(shù)奇跡的締造者！